一、看约定
先看怎么约定的。据行业纠纷处理，打样费退不退关键看两点：是否下了大货单——约定打样费大货抵扣，结果下单后供应商以产能不足拒单，那打样费必须全额退；当初怎么约定的费用性质——聊天或合同写明打样费多少、大货抵扣、返样条件，按约定执行；样品质量——样品颜色偏差严重、功能不达标导致无法确认，费用性质另议；口头约定——口头承诺以后再抵，人员变动后极易失效，抵扣条件必须写进合同；1688样品规则——满足卖家设置返样条件的订单，拿样费用可扣减（不含运费）、一次只返还一笔——样机费退不退，签合同那一刻就定了。
二、定金订金
定金和订金区别。据民法典第586条、第587条，费用性质决定退不退：定金——具有担保功能，支付定金一方违约无权要求返还，收受定金一方违约应当双倍返还（定金罚则）；定金不超过主合同标的额20%，超过部分不产生定金效力；订金——一般视为预付款、不具备担保性质，无论哪方违约收受方均可主张返还（扣实际损失）；实例——总价款4300元、定金上限860元、剩余1290元属于预付款，定作合同任意解除后预付款应当返还、造成承揽人损失赔偿实际损失；法院判决——合同约定和转账记录均标注为订金、未明确担保属性，认定为预付款，项目未开工应返还——写定金还是订金，一字之差天壤之别。
三、收多少
样机费正常收多少。据行业惯例，样机费用分档：现货样品——10至30美元；定制样品（改色、改标、小改动无新模具）——30至150美元；预生产样机（新模具或复杂工装）——150至800美元、模具单独报价2000至50000美元以上；简单产品样机——20至50美元；需定制工具的样机——500至5000美元以上；费用构成——材料成本（按零售价不是生产成本）、小批量生产的人工、工具或模具成本、检测成本；定制样机——技术团队先评估可行性、出具成本核算清单（研发参数调整、开模、小批量试生产、检测）客户确认后才启动——样机费收多少看复杂度和成本，不是乱开价。
四、谈抵扣
抵扣和返还怎么谈。据行业谈判实践，样机费抵扣这样谈：可退还押金模式——先付500美元样机费、条件是第一笔超5000美元的大货订单抵扣，正规供应商通常愿意同意；模具打样抵扣——客户先付软模打样费，后续正式模具订单落在同一家供应商按约定比例冲抵模具款（常见30%至100%）；返还方式——直接从货款中扣除、或现金转账返还；前提——抵扣以后续订单成立为前提、必须写进合同；大货订单扣减——样品费在大货订单（通常500件以上）返还或抵扣；运费——样品运费通常买方承担、符合条件可返还——把抵扣写进合同，样机费就不是沉没成本。
五、退与不退
什么情况退、什么情况不退。据行业规则，样机费退还是不退这样分：退——约定大货抵扣但供应商拒单（产能不足、材料涨价）、样品质量严重不达标无法确认、订金性质费用项目未开工、合同解除后预付款部分；不退——定金性质且买方单方面取消订单（定金罚则）、约定不抵扣纯样品费（买样确认）、标准现货样品（本来就是商品）；部分退——扣除实际损失后退回余额（订金扣损失）；变通——不退现金可转抵扣下次订单、或冲抵服务费——样机费退不退按约定走，没有约定的按定金订金性质分——签合同前把退费规则写清楚，比事后扯皮省一万倍。
结语
非标流水线样机费用退不退，结论是“看约定、看性质、看订单”：看约定——大货抵扣写进合同（抵扣前提是后续订单成立），口头以后再抵容易失效，供应商拒单打样费全额退；看性质——定金不退（支付方违约）双倍返（收受方违约）、订金可退（扣实际损失）、定金不超合同额20%；看金额——现货样品10至30美元、定制无新模30至150美元、预生产样机150至800美元加模具费、简单件20至50美元、复杂件500至5000美元；谈抵扣——可退还押金模式（500美元样品费、首单超5000美元抵扣）、模具打样费30%至100%冲抵、返款方式（货款扣减或现金转账）；分情况——供应商拒单退、样品不达标退、订金可退、定金不退。据行业惯例，样机费退不退的核心是费用定性——写定金是担保、写订金是预付款、写明大货抵扣就是可退押金，三个字决定几千块。
