Les grossistes en matériel informatique rencontrent souvent de nombreux problèmes dans la gestion du fret.
Lao Chen de Glodok Hardware Wholesale Street à Jakarta a découvert lors d’un inventaire l’année dernière que son compte montrait 470 pièces de robinets à tournant sphérique en cuivre à 4 points, mais que seulement 210 pièces étaient en réalité laissées dans l’entrepôt.
La raison en est que les expéditions en gros sont enregistrées sous forme de « boîtes » et les ventes au détail sous forme d’« unités », de sorte que les deux ensembles de comptes ne peuvent pas être rapprochés.
Il y a plus de 1 800 SKU dans son magasin, comme des joints de conduites d’eau, des vis d’expansion, des disques à tronçonner, des rubans de matières premières, etc. Une fois les spécifications affinées, la quantité augmentera.
90 % des quincailleries et magasins de matériaux de construction proposant plus d’un millier de références seront confrontés à ce problème.
Pour les quatre choses suivantes, pour les quincailleries avec plus de 1 000 SKU, elles ne sont pas « meilleures si vous les faites », mais « vous perdrez certainement de l’argent si vous ne les faites pas ».
La première chose : changer la classification de « sentiment » à « règles »
Au début, le propriétaire de la quincaillerie mémorisait principalement les classifications par lui-même, comme mettre les conduites d’eau dans une rangée, les électriciens dans une autre rangée et les outils dans une autre rangée.
Mais lorsque le SKU atteint plus de 1 000, cette méthode ne peut pas tenir.
Le même type de vis, vis autotaraudeuses, vis à expansion, vis à métaux, vis à bois, chacune avec des spécifications différentes telles que M4, M5, M6, M8, etc., sont toutes regroupées dans la catégorie des « vis », et vous devez les rechercher.
L’approche correcte consiste à les classer en trois niveaux : le premier niveau est basé sur l’utilisation, comme les raccords de tuyauterie de plomberie, le matériel électrique, les outils à main, les fixations, les consommables et les matériaux auxiliaires ; le deuxième niveau est basé sur le matériau ou le type, tel que les raccords de tuyauterie de plomberie sont divisés en pièces en cuivre, pièces en PVC et pièces en acier inoxydable ;
le troisième niveau est basé sur des spécifications et des modèles, tels que les pièces en cuivre sont divisées en passages droits à 4 points, coudes à 6 points et tés de 1 pouce.
Plus il y a de catégories, mieux c’est. Un commerçant de Jakarta qui vend du matériel en gros depuis 8 ans a initialement divisé plus de 60 catégories secondaires. En conséquence, les employés étaient plus lents à sélectionner les catégories qu’à trouver les biens.
Plus tard, il a été réduit à 28 de deuxième niveau et 120 de troisième niveau, ce qui était plus rapide car les SKU de chaque catégorie étaient contrôlés entre 30 et 80, et l’œil humain pouvait les localiser d’un seul coup d’œil.
La deuxième chose : coder les références par code-barres, pas étiqueter les étagères
De nombreux patrons interprètent le code-barres comme une « numérotation des étagères », ce qui est faux. Le code-barres correspond à chaque SKU, pas à l’emplacement. Le même robinet à bille en cuivre 4 points est placé en rangée 3 dans la zone A et en rangée 1 dans la zone B. Le code barre doit être le même car il s’agit du même SKU.
Si le code-barres est codé en fonction de l’emplacement en rayon, le code-barres sera invalidé une fois la marchandise déplacée.
Il y a deux détails pratiques dans la génération de codes-barres qui peuvent facilement poser problème : Premièrement, les unités doivent être unifiées.
La vente en gros est expédiée par « boîte » et la vente au détail est vendue par « pièce ».
Il s’agit du scénario le plus courant dans l’industrie du matériel informatique.
La solution consiste à utiliser des codes-barres pour distinguer les unités et à générer séparément les codes de boîte et les codes individuels.
Le système est réglé sur 1 carton = 200 pièces, et les entrepôts entrants et sortants sont automatiquement convertis. Lao Chen a déjà subi une perte parce qu’il n’a pas effectué cette conversion.
Il a vendu en gros 3 cartons, mais le système n’en a déduit que 3 cartons. Deuxièmement, le code-barres doit être scannable.
La plupart des produits vendus dans la quincaillerie sont de petits objets et les étiquettes sont trop petites pour être scannées.
Il est recommandé d’utiliser des étiquettes de 30 mm × 20 mm ou plus et la résolution d’impression ne doit pas être inférieure à 203 dpi.
Pour les vis à expansion cylindriques, le code-barres doit être apposé sur la surface plane du sachet d’emballage. Ne le fixez pas autour du cylindre. Si la courbure est trop grande, le lecteur de codes-barres ne pourra pas la lire.
La troisième chose : Configurer un avertissement d’inventaire, il vaut mieux attendre le réapprovisionnement que de réapprovisionner à l’avance
Les cycles de réapprovisionnement des fournisseurs de quincaillerie et de matériaux de construction varient grandement. Les pièces standards (vis, clous, ruban brut) arrivent généralement en 2 à 3 jours, mais les raccords de tuyauterie spéciaux (coudes en acier inoxydable 316, robinets à tournant sphérique haute pression) peuvent devoir attendre 2 à 3 semaines. S’il n’y a pas d’avertissement précoce et que le client attend que le produit soit épuisé pour trouver le fournisseur, le client serait allé chez le voisin pour l’acheter.
La valeur d’alerte précoce ne peut pas être définie sur la tête. Une formule pratique est la suivante : valeur d’alerte précoce = ventes quotidiennes moyennes × nombre de jours de réapprovisionnement × 1,5. Un facteur de 1,5 constitue un tampon de sécurité.
Prenons comme exemple le robinet à tournant sphérique en cuivre à 4 points de Glodok à Jakarta. Les ventes quotidiennes moyennes sont de 12 pièces et il faut 5 jours pour réapprovisionner les marchandises.
La valeur d’avertissement est de 12 × 5 × 1,5 = 90 pièces. Le système vous rappellera automatiquement lorsque l’inventaire descendra à 90 pièces. Passez une commande à ce moment-là et 200 pièces arriveront dans 5 jours, ce qui est juste à temps.
Il existe cependant une exception. Les produits saisonniers doivent être configurés séparément.
Par exemple, pour les revêtements imperméables avant la saison des pluies et les joints de tuyaux d’irrigation pendant la saison sèche, le volume de ventes quotidien moyen pendant la haute saison est 3 à 5 fois supérieur à celui des périodes normales.
La valeur d’alerte précoce doit être recalculée sur la base des données de haute saison et la moyenne annuelle ne peut pas être utilisée.
Quatrième chose : rapprochez les comptes une fois par mois, n’attendez pas l’inventaire de fin d’année pour découvrir des problèmes
Les différences d’inventaire dans les quincailleries ont une caractéristique : les différences sont petites mais persistantes.
La différence de quelques dizaines de pièces par mois peut être considérée par le patron comme « pas trop », mais les marchandises accumulées au cours d’une année peuvent s’élever à des dizaines de milliers de yuans.
L’importance du rapprochement mensuel est de contrôler les différences dans la plage traçable.
S’il y a une différence de 50 pièces, vous pouvez vous rappeler quel lot de marchandises était à l’origine du problème, mais s’il y a une différence de 5 000 pièces, vous ne pouvez que l’admettre.
La réconciliation ne nécessite pas la suspension des affaires.
Il est recommandé de sélectionner 20 à 30 % des SKU par catégorie l’après-midi du dernier jour ouvrable de chaque mois.
Focus sur trois catégories : produits de grande valeur (outils électriques, pièces en cuivre, vannes spéciales) en grande quantité ; marchandises à haute fréquence entrant et sortant de l’entrepôt (vis, tôles à découper, bandes de matières premières) en quantité complète ; et des SKU basse fréquence mais à longue traîne dans toutes les quantités. Une fois la commande terminée, le système génère automatiquement un rapport d’écart et vérifie les raisons élément par article.
Il existe trois sources d’écarts les plus courantes : les expéditions en gros sont expédiées dans des cartons mais le système les déduit individuellement, les retours ne sont pas enregistrés et les fournisseurs expédient moins mais ne vérifient pas à la réception des marchandises.
Ajustez le compte sur place après avoir trouvé la raison et ne reportez pas la différence au mois prochain.
Kingdee Wisdom Notes International Edition Ailit est un système intelligent d’achat, de vente et d’inventaire basé sur l’IA développé par Kingdee Group spécifiquement pour les petits et moyens commerçants. Les quatre éléments de gestion de la classification des entreprises de quincaillerie et de matériaux de construction, de génération de codes-barres, d’avertissement d’inventaire et d’inventaire mensuel peuvent être complétés dans ce système.
Pour les commerçants des centres de quincaillerie et de matériaux de construction d’Asie du Sud-Est tels que Jakarta, Ho Chi Minh et Bangkok, utiliser un ensemble d’achats, de ventes et d’inventaire intelligents pour redresser la situation chaotique une fois que les SKU dépassent le millier est une option plus rentable que l’embauche d’un responsable d’entrepôt supplémentaire.
