Os atacadistas de hardware costumam encontrar muitos problemas no gerenciamento de carga.
Lao Chen, da Glodok Hardware Wholesale Street de Jacarta, descobriu durante um inventário no ano passado que sua conta mostrava 470 peças de válvulas de esfera de cobre de 4 pontos, mas apenas 210 peças foram realmente deixadas no armazém.
A razão é que as remessas no atacado são registradas como “caixas” e as vendas no varejo são registradas como “unidades”, portanto os dois conjuntos de contas não podem ser reconciliados.
São mais de 1.800 SKUs em sua loja, como juntas para tubos de água, parafusos de expansão, discos de corte, fitas de matéria-prima, etc.
90% das lojas de ferragens e materiais de construção com mais de mil SKUs encontrarão esse problema.
Para as quatro coisas a seguir, para lojas de ferragens com mais de 1.000 SKUs, elas não são “melhores se você fizer isso”, mas “você definitivamente perderá dinheiro se não fizer isso”.
A primeira coisa: mudar a classificação de “sentimento” para “regras”
No início, o dono da loja de ferragens memorizava principalmente as classificações sozinho, como colocar canos de água em uma fileira, eletricistas em outra fileira e ferramentas em outra fileira.
Mas quando o SKU atinge mais de 1.000, esse método não consegue se sustentar.
O mesmo tipo de parafusos, parafusos auto-roscantes, parafusos de expansão, parafusos de máquina, parafusos para madeira, cada um com especificações diferentes, como M4, M5, M6, M8, etc., são todos espremidos na categoria de “parafusos”, e você tem que procurá-los.
A abordagem correta é classificá-los em três níveis: o primeiro nível é baseado no uso, como acessórios para tubos de encanamento, materiais elétricos, ferramentas manuais, fixadores, consumíveis e materiais auxiliares; o segundo nível é baseado no material ou tipo, como acessórios para tubos de encanamento são divididos em peças de cobre, peças de PVC e peças de aço inoxidável;
o terceiro nível é baseado em especificações e modelos, como peças de cobre divididas em linhas retas de 4 pontos, cotovelos de 6 pontos e tês de 1 polegada.
Quanto mais categorias, melhor. Um comerciante em Jacarta que atua no atacado de hardware há 8 anos dividiu originalmente mais de 60 categorias secundárias. Como resultado, os funcionários demoraram mais para selecionar categorias do que para encontrar produtos.
Mais tarde, foi reduzido para 28 de segundo nível e 120 de terceiro nível, o que foi mais rápido porque os SKUs de cada categoria eram controlados entre 30 e 80, e o olho humano conseguia localizá-los rapidamente.
A segunda coisa: código de barras SKUs, não rotulagem de prateleiras
Muitos chefes interpretam o código de barras como “numerar as prateleiras”, o que é errado. O código de barras é para cada SKU, não para o local. A mesma válvula esfera de cobre de 4 pontos é colocada na linha 3 na área A e na linha 1 na área B. O código de barras deve ser o mesmo porque é o mesmo SKU.
Se o código de barras for codificado de acordo com a localização da prateleira, o código de barras será invalidado assim que a mercadoria for movimentada.
Existem dois detalhes práticos na geração de códigos de barras que são fáceis de encontrar: primeiro, as unidades devem ser unificadas.
O atacado é enviado por “caixa” e o varejo é vendido por “peça”.
Este é o cenário mais comum na indústria de hardware.
A solução é usar códigos de barras para distinguir unidades e gerar códigos de caixa e códigos individuais separadamente.
O sistema é configurado para 1 caixa = 200 peças, e os armazéns de entrada e saída são convertidos automaticamente. Lao Chen sofreu uma derrota antes porque não fez essa conversão.
Ele vendeu 3 caixas no atacado, mas o sistema deduziu apenas 3 caixas. Em segundo lugar, o código de barras deve ser escaneável.
A maioria dos produtos na loja de ferragens são itens pequenos e as etiquetas são pequenas demais para serem digitalizadas.
Recomenda-se a utilização de etiquetas de 30 mm × 20 mm ou superiores, e a resolução de impressão não deve ser inferior a 203 dpi.
Para parafusos de expansão cilíndricos, o código de barras deve ser afixado na superfície plana da embalagem. Não o fixe ao redor do cilindro.
Se a curvatura for muito grande, o leitor de código de barras não conseguirá lê-la.
A terceira coisa: configure o aviso de estoque, é melhor esperar pelo reabastecimento do que reabastecer antecipadamente
Os ciclos de reabastecimento de fornecedores de ferragens e materiais de construção variam muito. As peças padrão (parafusos, pregos, fita adesiva) geralmente chegam em 2 a 3 dias, mas acessórios especiais para tubos (cotovelos de aço inoxidável 316, válvulas de esfera de alta pressão) podem ter que esperar de 2 a 3 semanas.
Se não houvesse aviso prévio e o cliente esperasse até que o produto se esgotasse para encontrar o fornecedor, o cliente teria ido até a porta ao lado para comprá-lo.
O valor de alerta antecipado não pode ser definido no cabeçote.
Uma fórmula prática é: valor do alerta antecipado = vendas médias diárias × número de dias de reposição × 1,5. Um fator de 1,5 é um buffer de segurança.
Veja como exemplo a válvula esférica de cobre de 4 pontos da Glodok em Jacarta.
A média de vendas diárias é de 12 peças e leva 5 dias para reabastecer a mercadoria. O valor de aviso é 12 × 5 × 1,5 = 90 peças. O sistema irá lembrá-lo automaticamente quando o estoque cair para 90 peças.
Faça um pedido neste momento e 200 peças chegarão em 5 dias, o que é bem a tempo. No entanto, há uma exceção.
Os produtos sazonais devem ser configurados separadamente.
Por exemplo, para revestimentos impermeáveis antes da estação chuvosa e juntas de tubos de irrigação durante a estação seca, o volume médio diário de vendas durante a época alta é 3 a 5 vezes superior ao dos períodos normais.
O valor do alerta antecipado deve ser recalculado com base nos dados da época alta, não podendo ser utilizada a média anual.
A quarta coisa: reconcilie as contas uma vez por mês, não espere o estoque de final de ano para descobrir problemas
As diferenças de estoque nas lojas de ferragens têm uma característica: as diferenças são pequenas, mas persistentes.
A diferença de algumas dezenas de peças por mês pode ser considerada pelo patrão como “não muito”, mas os bens acumulados em um ano podem chegar a dezenas de milhares de yuans.
A importância da reconciliação mensal é controlar as diferenças dentro do intervalo rastreável. Se houver uma diferença de 50 peças, você poderá lembrar qual lote de mercadorias foi o problema, mas se houver uma diferença de 5.000 peças, você só poderá admitir.
A reconciliação não exige a suspensão dos negócios.
Recomenda-se selecionar de 20% a 30% dos SKUs por categoria na tarde do último dia útil de cada mês. Foco em três categorias: produtos de alto valor (ferramentas elétricas, peças de cobre, válvulas especiais) em quantidade total; mercadorias de alta frequência entrando e saindo do armazém (parafusos, folhas de corte, fitas de matéria-prima) em quantidade total; e SKUs de baixa frequência, mas de cauda longa, em todas as quantidades.
Após a conclusão do pedido, o sistema gera automaticamente um relatório de discrepâncias e verifica os motivos item por item.
Existem três fontes mais comuns de discrepâncias: as remessas no atacado são enviadas em caixas, mas o sistema as deduz individualmente, as devoluções não são registradas e os fornecedores enviam menos, mas não verificam quando recebem as mercadorias.
Ajuste a conta na hora após descobrir o motivo, e não carregue a diferença para o mês seguinte.
Kingdee Wisdom Notes International Edition Ailit é um sistema inteligente de compra, venda e estoque baseado em IA desenvolvido pelo Kingdee Group especificamente para pequenos e médios comerciantes. As quatro coisas: gerenciamento de classificação comercial de hardware e materiais de construção, geração de código de barras, aviso de estoque e inventário mensal podem ser concluídas neste sistema.
Para os comerciantes dos centros de hardware e materiais de construção do Sudeste Asiático, como Jacarta, Ho Chi Minh e Bangkok, usar um conjunto inteligente de compras, vendas e estoque para resolver a situação caótica depois que os SKUs ultrapassarem mil é uma opção mais econômica do que contratar um gerente de armazém adicional.
