I commercianti all’ingrosso di hardware spesso incontrano molti problemi nella gestione del carico.
Lao Chen della Glodok Hardware Wholesale Street di Jakarta ha scoperto durante un inventario l’anno scorso che il suo conto mostrava 470 pezzi di valvole a sfera in rame a 4 punti, ma solo 210 pezzi erano effettivamente rimasti nel magazzino.
Il motivo è che le spedizioni all’ingrosso vengono registrate come “scatole” e le vendite al dettaglio come “unità”, pertanto i due set di conti non possono essere riconciliati.
Ci sono più di 1.800 SKU nel suo negozio, come giunti per tubi dell’acqua, viti ad espansione, dischi da taglio, nastri per materie prime, ecc. Una volta perfezionate le specifiche, la quantità aumenterà.
Il 90% dei negozi di ferramenta e materiali da costruzione con oltre mille SKU riscontrerà questo problema.
Le seguenti quattro cose, per i negozi di ferramenta con oltre 1.000 SKU, non sono “meglio se le fai”, ma “perderai sicuramente soldi se non le fai”.
La prima cosa: cambiare la classificazione da “sensazione” a “regole”
All’inizio, il proprietario del negozio di ferramenta memorizzava per lo più le classificazioni da solo, ad esempio mettendo i tubi dell’acqua in una fila, gli elettricisti in un’altra fila e gli utensili in un’altra fila.
Ma quando lo SKU supera i 1.000, questo metodo non può reggere.
Lo stesso tipo di viti, viti autofilettanti, viti ad espansione, viti per macchine, viti per legno, ciascuna con specifiche diverse come M4, M5, M6, M8, ecc., sono tutte compresse nella categoria “viti” e devi cercarle.
L’approccio corretto è classificarli in tre livelli: il primo livello si basa sull’utilizzo, come raccordi per tubi idraulici, materiali elettrici, utensili manuali, elementi di fissaggio, materiali di consumo e materiali ausiliari; il secondo livello si basa sul materiale o sul tipo, ad esempio i raccordi per tubi idraulici sono suddivisi in parti in rame, parti in PVC e parti in acciaio inossidabile;
il terzo livello si basa su specifiche e modelli, ad esempio le parti in rame sono divise in diretti a 4 punti, gomiti a 6 punti e T da 1 pollice.
Più categorie sono, meglio è. Un commerciante di Giakarta che opera all’ingrosso di hardware da 8 anni ha originariamente suddiviso più di 60 categorie secondarie. Di conseguenza, i dipendenti erano più lenti nel selezionare le categorie che nel trovare i beni.
Successivamente è stato ridotto a 28 di secondo livello e 120 di terzo livello, il che è stato più veloce perché gli SKU di ciascuna categoria erano controllati tra 30 e 80 e l’occhio umano poteva individuarli a colpo d’occhio.
La seconda cosa: codificare gli SKU con barre, non etichettare gli scaffali
Molti capi interpretano i codici a barre come “numerazione degli scaffali”, il che è sbagliato. Il codice a barre è per ogni SKU, non per la posizione. La stessa valvola a sfera in rame a 4 punti è posizionata nella riga 3 nell’area A e nella riga 1 nell’area B. Il codice a barre dovrebbe essere lo stesso perché è lo stesso SKU.
Se il codice a barre è codificato in base alla posizione sullo scaffale, il codice a barre verrà invalidato una volta spostata la merce.
Ci sono due dettagli pratici nella generazione di codici a barre che possono facilmente creare problemi: in primo luogo, le unità devono essere unificate.
La vendita all’ingrosso viene spedita per “scatola” e la vendita al dettaglio viene venduta per “pezzo”.
Questo è lo scenario più comune nel settore dell’hardware.
La soluzione è utilizzare i codici a barre per distinguere le unità e generare codici scatola e codici individuali separatamente.
Il sistema è impostato su 1 scatola = 200 pezzi e i magazzini in entrata e in uscita vengono convertiti automaticamente. Lao Chen aveva già subito una perdita perché non aveva fatto questa conversione.
Ha venduto all’ingrosso 3 scatole, ma il sistema ne ha detratte solo 3. In secondo luogo, il codice a barre deve essere scansionabile.
La maggior parte degli articoli nel negozio di ferramenta sono piccoli e le etichette sono troppo piccole per essere scansionate.
Si consiglia di utilizzare etichette da 30 mm × 20 mm o superiori e la risoluzione di stampa non deve essere inferiore a 203 dpi.
Per le viti ad espansione cilindriche, il codice a barre deve essere apposto sulla superficie piana della busta di imballaggio. Non fissarlo attorno al cilindro.
Se la curvatura è troppo grande, lo scanner del codice a barre non sarà in grado di leggerla.
La terza cosa: imposta l’avviso di inventario, è meglio attendere il rifornimento piuttosto che rifornirlo in anticipo
I cicli di rifornimento di i fornitori di hardware e materiali da costruzione variano notevolmente. Le parti standard (viti, chiodi, nastro grezzo) di solito arrivano in 2-3 giorni, ma i raccordi speciali (gomiti in acciaio inossidabile 316, valvole a sfera ad alta pressione) potrebbero dover attendere 2-3 settimane.
Se non ci fosse un preavviso e il cliente aspettasse che il prodotto fosse esaurito per trovare il fornitore, il cliente sarebbe andato alla porta accanto per acquistarlo.
Il valore di allarme rapido non può essere impostato sulla testa.
Una formula pratica è: valore di allarme precoce = vendite giornaliere medie × numero di giorni di rifornimento × 1,5. Un fattore pari a 1,5 è un buffer di sicurezza.
Prendiamo come esempio la valvola a sfera in rame a 4 punti della Glodok di Giakarta.
La vendita media giornaliera è di 12 pezzi e sono necessari 5 giorni per ricostituire la merce. Il valore di avviso è 12 × 5 × 1,5 = 90 pezzi. Il sistema ti ricorderà automaticamente quando l’inventario scende a 90 pezzi.
Effettua un ordine in questo momento e 200 pezzi arriveranno in 5 giorni, giusto in tempo. Tuttavia, esiste un’eccezione.
I prodotti stagionali devono essere impostati separatamente.
Ad esempio, per i rivestimenti impermeabili prima della stagione delle piogge e per i giunti dei tubi di irrigazione durante la stagione secca, il volume medio di vendite giornaliere durante l’alta stagione è da 3 a 5 volte quello dei periodi normali.
Il valore di allarme precoce deve essere ricalcolato in base ai dati dell’alta stagione e non è possibile utilizzare la media annuale.
La quarta cosa: riconciliare i conti una volta al mese, non aspettare l’inventario di fine anno per scoprire problemi
Le differenze di inventario nei negozi di ferramenta hanno una caratteristica: le differenze sono piccole ma persistenti.
La differenza di qualche decina di pezzi al mese può essere considerata dal capo come “non eccessiva”, ma i beni accumulati in un anno possono ammontare a decine di migliaia di yuan.
L’importanza della riconciliazione mensile è controllare le differenze all’interno dell’intervallo tracciabile. Se c’è una differenza di 50 pezzi, puoi ricordare quale lotto di merce era il problema, ma se c’è una differenza di 5.000 pezzi, puoi solo ammetterlo.
La riconciliazione non richiede la sospensione dell’attività.
Si consiglia di selezionare il 20% – 30% degli SKU per categoria nel pomeriggio dell’ultimo giorno lavorativo di ogni mese. Focus su tre categorie: prodotti di alto valore (utensili elettrici, parti in rame, valvole speciali) in quantità completa; merci ad alta frequenza in entrata e in uscita dal magazzino (viti, lamiere da taglio, nastri di materie prime) in quantità completa; e SKU a bassa frequenza ma a coda lunga in tutte le quantità.
Una volta completato l’ordine, il sistema genera automaticamente un rapporto sulle discrepanze e controlla i motivi articolo per articolo.
Esistono tre fonti di discrepanze più comuni: le spedizioni all’ingrosso vengono spedite in scatole ma il sistema le detrae individualmente, i resi non vengono registrati e i fornitori spediscono meno ma non controllano quando ricevono la merce.
Regola il conto sul posto dopo aver trovato il motivo e non riportare la differenza al mese successivo.
Kingdee Wisdom Notes International Edition Ailit è un sistema intelligente di acquisto, vendita e inventario basato sull’intelligenza artificiale sviluppato da Kingdee Group appositamente per i commercianti di piccole e medie dimensioni. In questo sistema è possibile completare le quattro funzioni: gestione della classificazione aziendale di hardware e materiali da costruzione, generazione di codici a barre, avviso di inventario e inventario mensile.
Per i commercianti nei centri di hardware e materiali da costruzione del Sud-Est asiatico come Giakarta, Ho Chi Minh e Bangkok, utilizzare una serie di acquisti, vendite e inventario intelligenti per risolvere la situazione caotica dopo che gli SKU superano il migliaio è un’opzione più conveniente rispetto all’assunzione di un ulteriore responsabile del magazzino.
