أولاً: البدء فوراً عند الطلب
البدء فوراً عند الطلب؛ الوقاية خير من العلاج.
وفقاً لممارسات الشراء، فإن أكبر سوء فهم في تسريع الطلبات هو الانتظار حتى تاريخ التسليم للاستفسار عن مكان البضائع: ابدأ التسريع فوراً عند تقديم الطلب – اطلب من المورد تأكيد الاستلام وجدولة الإنتاج في غضون 48 ساعة من تقديم الطلب، وأدخل التاريخ الموعود في النظام؛ تصنيف ABC – طلبات الفئة A كبيرة القيمة ولها مواعيد تسليم ضيقة، مما يؤثر على خطوط الإنتاج، ويتم متابعتها يومياً؛
طلبات الفئة B هي مشتريات روتينية ذات مواعيد تسليم متوسطة، ويتم متابعتها أسبوعياً؛ طلبات الفئة ج هي مواد استهلاكية منخفضة القيمة، ويتم متابعتها وفقًا لمراحل محددة؛ سجل مواعيد التسليم – أنشئ سجلًا لمواعيد تسليم الموردين، واحسب معدل التسليم في الوقت المحدد شهريًا؛ توقع المخاطر – حدد مؤشرات المخاطر، وتدخل فورًا في حال تأخر أي مرحلة، ولا تنتظر حتى اليوم الأخير – فالتسريع لا يبدأ بالتسريع، بل يبدأ بتقديم الطلب.
ثانيًا: التسريع الدقيق، وليس التسريع المتسرع
التسريع الدقيق، وليس التسريع المتسرع، اطلب معلومات قابلة للتحقق. وفقًا لنصائح التواصل في هذا المجال، فإن أكبر سوء فهم في تسريع الطلبات هو التركيز على السرعة، وليس الدقة – فكلما كنت أكثر إلحاحًا، زادت احتمالية أن يقدم المورد وعدًا كاذبًا لإسكاتك: حدد الجداول الزمنية – متى سيكتمل الإنتاج، ومتى سيكتمل الفحص، ومتى سيكتمل التحميل، ومتى تاريخ الوصول المتوقع؟
اطلب تواريخ محددة. معلومات قابلة للتحقق – هل تم إصدار أمر عمل الإنتاج؟ ما هي الكمية المنجزة حاليًا؟
هل تم تحديد موعد لفحص الجودة؟ هل تم تأكيد وسيلة النقل اللوجستية؟ وهل يمكن تقديم إيصال تسليم بعد الشحن؟ تأكيد كتابي – تأكيد عبر WeChat أو البريد الإلكتروني بعد التواصل الهاتفي (كما ذكر السيد لي: “تم الاتفاق مع السيد لي على شحن هذه الدفعة من البضائع قبل يوم الجمعة وستصل يوم الاثنين، أليس كذلك؟”). يجب توثيق جميع المراسلات المهمة – فقول المورد إنه بصدد الترتيب لا يعني أنه قام بالترتيب على الإطلاق؛ ولا يُعتبر التقدم مُحرزًا إلا عند طلب التواريخ والوثائق.
ثالثًا: تقسيم المراحل
قسّم تاريخ التسليم إلى مراحل.
وفقًا لمنهجية الصناعة، لا يمكن تسريع وقت التسليم، بل يمكن تقسيمه إلى مراحل: تقسيم المراحل الرئيسية – قسّم عملية الإنتاج إلى خطوات فردية: صناعة القوالب، والتشكيل التجريبي، والأجزاء اليدوية، وفحص الإنتاج، والتسليم، وتحقق بشكل استباقي من كل خطوة.
تأكيد مراحل الإنتاج – قسّم عملية إنتاج المنتج إلى 3 إلى 5 مراحل، وتأكد من كل مرحلة على حدة؛
تتبع الطلبات في الموقع – يمكن للمكالمات الهاتفية وتطبيق WeChat حل 80% من المشاكل، ولكن بالنسبة للطلبات العاجلة، تُعد زيارة ورشة العمل ضرورية لمعرفة المرحلة التي وصلت إليها البضائع؛ فمجرد وجود شخص في الموقع يُشكل ضغطًا؛ مراقبة الموردين من المستوى الثاني – حدد من يحتفظ بالمواد الخام الرئيسية، وما إذا كانت هناك تأخيرات في الخدمات اللوجستية من الموردين من المستوى الثاني، وتوقع الاختناقات مسبقًا؛ المساعدة في حل العقبات – إذا لم تصل المواد الخام، فساعدهم في حث الموردين الرئيسيين؛ فمساعدتهم في الحث ليست علامة ضعف، بل هي وسيلة لتوفير الطاقة الإنتاجية اللازمة لك.
رابعًا: تحسين التواصل
تحسين التواصل، وزيادة الضغط على كل مستوى.
وفقًا لممارسات الشراء، هناك تسلسل لتسريع الطلبات: أولًا، تذكير لطيف – نقل مخاوفك ومنح المورد مخرجًا؛
سيشرح العديد من الموردين بشكل استباقي الصعوبات التي يواجهونها.
ثانيًا، التواصل الرسمي: في حال وجود أي مؤشرات على التأخير، أرسل طلبًا كتابيًا عاجلًا يحدد رقم الطلب وعدد أيام التأخير، واحتفظ بصورة للشاشة كسجل. ثالثًا، التواصل مع الشخص المناسب: إذا لم يستجب مندوب المبيعات، تواصل مع مديره أو مدير المصنع. رابعًا، التصعيد إلى الإدارة العليا: أشرك مدير المشتريات للاتصال مباشرةً بالإدارة العليا للمورد. خامسًا، توضيح الوضع: انضم الأطراف الثلاثة في وقت واحد إلى دردشة جماعية، وقم بتحديث التقدم كل ساعتين، ومارس ضغطًا من خلال اسم العميل النهائي، وراقب المصنع، وسجل الإنتاج بالساعة – التعجيل ليس توسلًا، بل هو إدارة – يتم توثيق كل خطوة ليكون للضغط أساس.
خامسًا: القيود المؤسسية
القيود المؤسسية، المرتبطة بمواعيد التسليم.
وفقًا لممارسات القطاع، فإن أفضل طريقة لتسريع التسليم هي ربط مواعيد التسليم بالأعمال: القيود التعاقدية: يتحمل الموردون غرامات توقف الإنتاج وتخلف الطلبات الناتج عن التأخير؛
بالنسبة للطلبات المتأخرة التي تتجاوز عدد الأيام المتفق عليه، يمكن للموردين إجراء عمليات شراء طارئة مباشرة من أطراف ثالثة لتجديد المخزون، مع تحمل المورد الأصلي فرق السعر ورسوم التسريع؛ حصة الطلبات – الطلبات التي يتم تسليمها في الوقت المحدد لثلاثة أشهر متتالية تزيد من حصة الطلبات، بينما الطلبات التي يتم تسليمها متأخرة لفترة طويلة تقلل منها؛ تقييم الأداء – يتم تقديم تقييم شامل لوقت التسليم والجودة والخدمة كل ثلاثة أشهر، ويرتبط التقييم بتخصيص الطلبات ويتم مشاركة توقعات الطلب المتجددة لمدة 3 أشهر؛ تثبيت الطاقة الإنتاجية للمواد الرئيسية – بالنسبة للمواد الرئيسية ذات أوقات التسليم الطويلة، تُستخدم اتفاقيات إطارية سنوية لتثبيت الطاقة الإنتاجية، مع تحديد الحد الأدنى الشهري للكميات وفترات التحضير المسبق – يعلم الموردون أنهم سيتحملون مسؤولية جميع الخسائر إذا لم يتمكنوا من التسليم، لذلك لا يجرؤون على التهاون.
الخلاصة
خلاصة كيفية تسريع تسليم المكونات الآلية هي: “الوقاية أولاً، والتسريع الدقيق ولكن غير المتسرع، وتصنيف العقدة، وتصعيد الضغط، وربط النظام”: ابدأ الإنتاج فورًا عند تقديم الطلب – تأكيد جدول الإنتاج في غضون 48 ساعة، وتصنيف ABC (A يوميًا، B أسبوعيًا، C حسب العقدة)، وسجل التسليم؛ التسريع الدقيق ولكن غير المتسرع – الربط بأربعة تواريخ: الإنتاج، والفحص، والتحميل، والوصول؛ طلب معلومات قابلة للتحقق مثل أوامر عمل الإنتاج وإيصالات التسليم؛ ترك سجلات مكتوبة بعد المكالمات الهاتفية؛ تصنيف العقدة – تأكيد كل عنصر من عناصر القالب، والتشكيل التجريبي، وإنتاج المكونات يدويًا، والفحص، والتسليم؛ تتبع الطلبات في الموقع؛ مراقبة الاختناقات لدى الموردين من المستوى الثاني؛ تصعيد التواصل – من التذكيرات اللطيفة إلى خطابات التسليم العاجلة المكتوبة إلى الاتصال بالمدير، ومدير المصنع، والإدارة العليا في مجموعة ثلاثية الأطراف؛ قيود النظام – يجب توضيح بنود الطوارئ المتعلقة بالتأخير في العقود، وربط حصة الطلبات بمعدل التسليم في الوقت المحدد، وتقييم الأداء ربع السنوي.
وفقًا لممارسات القطاع، فإن جوهر التسريع هو إدارة المخاطر وحرب المعلومات – فمع وجود البيانات والأدلة، لا يجرؤ الموردون على استخدام عبارة غامضة مثل “نحن نرتب الأمر” للتهرب من المسؤولية.
